Souvent répandus dans les hôtels, les châteaux ou encore les maisons d’hôtes, les services de concierge connaissent aujourd’hui un essor fulgurant. Avec des besoins de plus en plus variés et surtout nombreux, il est désormais impossible de les prendre en charge sans recourir à des solutions informatiques. Pour une conciergerie voulant répondre aux défis qu’impose ce secteur et être à la hauteur des attentes de ses clients, il faudra se doter de ressources informatiques adaptées aux activités gérées. Ainsi, il existe une multitude de programmes informatiques qui aident à une meilleure gestion de la conciergerie. Découvrez ici quelques outils informatiques dont l’utilisation permettrait une optimisation de la gestion d’une conciergerie.
Utilisez un channel manager pour gérer vos réservations
Pour une conciergerie, les réservations constituent l’un des axes principaux qui sollicitent à la fois expertise et spontanéité. De ce fait, il serait judicieux de mettre en place une stratégie efficace en ce qui concerne leur réception et leur gestion. Pour ce faire, recourir à un channel manager pour une conciergerie serait un avantage considérable. Ce type de logiciel est idéal pour les conciergeries Airbnb et il vous permettra de gérer les prix sur les plateformes de réservations en 1 clic. Il est capable de centraliser la messagerie avec les voyageurs et facilitera la communication. Enfin, la gestion de l’ensemble des appartements de vos propriétaires sera grandement facilitée avec le channel manager.
Aucune publicité n’est plus impactante qu’un client qui dépense moins et qui obtient une satisfaction optimale à un problème. Ainsi, pour la gestion d’une conciergerie, le channel manager se chargera de gérer les différentes réservations provenant des diverses plateformes externes sur lesquelles l’établissement est inscrit. Ainsi, lorsqu’un client fait une réservation sur l’une de ces plateformes, le logiciel enregistre les différentes données liées à la réservation et vous permet de mieux vous organiser par la suite.
Un CRM pour suivre vos clients et leurs besoins
L’évolution de la technologie permet aujourd’hui d’améliorer les relations clients dans chacune des tâches quotidiennes de l’entreprise. Cependant, il n’est toujours pas évident pour un homme de formuler une réponse à un millier de clients chaque jour. Il est donc recommandé d’opter pour un CRM afin de faciliter les suivis et permettre des gains de temps pour s’adonner à d’autres activités.
En effet, un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel intelligent qui permet d’améliorer quotidiennement les différentes interactions entre une entreprise et ses clients. L’une des particularités d’un CRM est qu’il permet, à travers une seule interface, de faire une synthèse d’informations pour mieux interpréter les attentes des clients selon leurs habitudes. Ainsi, les données collectées sur les réseaux sociaux, le site web, les boîtes mails et autres sont analysées par le logiciel afin de détecter leurs attentes pour mieux y répondre.
Les CRM possèdent également d’autres atouts comme l’automatisation de l’envoi de newsletters ou de notifications de suivi de commandes. Ceci permet d’avoir un meilleur contrôle sur le suivi de chaque client. Le CRM n’est pas qu’utile que pour la relation client. On peut également l’intégrer au système en charge de la production (ERP) ou à celui régulant la gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) d’une entreprise.
Comment stocker les informations sur vos clients en toute sécurité ?
L’un des principaux défis avec l’avènement des nouvelles technologies de l’information et de la communication reste la gestion des données des clients. De la collecte au traitement de celles-ci, un certain niveau de sécurité est requis. Ceci non seulement pour rassurer les usagers, mais aussi permettre à l’entreprise de conserver ses archives à l’abri de tout facteur pouvant les détruire. Pour un meilleur stockage des informations de vos clients, plusieurs alternatives sont envisageables. Le choix présentant le moins de risques cependant est celui du cloud.
Avec le flux et la masse d’informations à traiter, il serait judicieux d’opter pour un stockage en ligne. Ceci permet aux collaborateurs de mieux travailler en équipe, mais aussi aux personnes autorisées d’y avoir accès à partir de n’importe quel navigateur. Cette centralisation des données couplée à un haut niveau de sécurité sont entre autres les propriétés qui font du cloud un support de stockage à privilégier. Puisque non physique, ce stockage de données ne peut être altéré ni par les intempéries, une inondation ou encore un incendie.
Toutefois, pour une utilisation optimale du cloud dans le stockage des informations de vos clients, il faudra prendre le temps de former le personnel. Une personne avertie est susceptible de commettre moins d’erreurs, car la plupart des pertes de données numériques sont dues à des erreurs humaines.
Un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses et les revenus liés à votre activité
Qu’il s’agisse d’un restaurant, d’une librairie ou encore d’une conciergerie, il est important d’avoir des finances saines pour que l’entreprise puisse prospérer. Pour cela, il faudra mettre un accent particulier sur les services comptables pour suivre les dépenses et les revenus liés à son activité. De nos jours, opter pour un logiciel de comptabilité est un choix qui séduit aussi bien les grandes que les petites entreprises.
Un programme informatique conçu à des fins comptables permet de faire une retranscription de tous les échanges et transactions entre l’entreprise et ses clients, fournisseurs, salariés ou autres. Ce type de logiciel permet ainsi d’éviter au maximum les erreurs humaines en garantissant l’unicité des informations. Ainsi, parmi les fonctionnalités d’un logiciel comptable, on peut lister la tenue de comptabilité générale selon le plan comptable et la gestion des transactions avec les tiers. On peut facilement gérer tout un processus d’immobilisation avec un logiciel comptable, du mode d’amortissement aux écritures comptables de dotation des amortissements.
Autre aspect important pour lequel il faut opter pour un logiciel de comptabilité, c’est l’échange rapide et sécurisé des données entre les utilisateurs. Que ces derniers soient internes à l’entreprise ou non (partenaires, expert-comptable, etc.), il est possible de partager des données en toute fiabilité et sécurité pour une meilleure collaboration.
Il existe d’autres types de logiciels qu’il importe de disposer pour une gestion optimale de sa conciergerie. Ainsi, pensez à des outils qui vous permettraient de communiquer avec vos clients aussi bien dans un cadre publicitaire que dans un contexte privé. Pour un meilleur suivi des ressources matérielles, une fonctionnalité gestion des stocks serait également utile. Si vous le voulez, vous pouvez également rechercher des logiciels de pointage des employés. Ils vous permettront de savoir avec précision le temps de travail de chacun de vos collaborateurs.