Une imprimante défectueuse ou un photocopieur en mauvais état peuvent occasionner des dysfonctionnements, voire des pertes financières au sein des entreprises dans lesquels ils sont fréquemment sollicités. Puisqu’une panne ne prévient pas toujours et qu’il n’est pas souvent donné de maîtriser le fonctionnement des appareils, il convient de prendre des dispositions adéquates pour éviter de tels désagréments. Pour ce faire, l’anticipation de ces situations par la maintenance semble une solution de choix pour prévenir le risque de pannes brusques sur les équipements de copie et d’impression. Ainsi, pourquoi est-il important de signer un contrat de maintenance pour les photocopieurs et imprimantes ? Comment réussir la signature de ce contrat de prestation ?
Que comprendre par maintenance des photocopieurs et imprimantes ?
La maintenance des appareils est un ensemble d’actions d’entretien qui permet d’assurer leur bon fonctionnement et de prolonger leur durée de vie. Réalisée par des techniciens spécialisés, elle permet d’anticiper la survenue de pannes ou de les réparer le cas échéant. Ainsi, souscrire un contrat de maintenance pour un photocopieur vous permet de bénéficier de prestations de qualité pour assurer un suivi régulier de votre appareil, lorsqu’il fonctionne ou en cas de panne.
En effet, il existe deux types de prestations qu’il est possible d’offrir aux équipements d’un parc d’impression à travers un contrat de maintenance. La première, qualifiée de maintenance préventive, permet de veiller au bon état général des équipements à travers une révision générale. C’est également elle qui permet d’ajuster les réglages qui changent sur les appareils à force d’utilisation. La seconde, appelée maintenance curative, permet de réparer les appareils du parc d’impression lorsque survient une panne.
Pourquoi est-il important de maintenir les photocopieurs et les imprimantes en bon état ?
Bien qu’ils soient en bon état de fonctionnement, les imprimantes et les photocopieurs peuvent présenter de petites défaillances qui, à la longue, finiront par créer une panne. Ainsi, assurer la maintenance de ces équipements permet de détecter au plus tôt ces petites irrégularités susceptibles de créer des dysfonctionnements ou la détérioration de vos appareils de copies.
En assurant la maintenance de vos imprimantes et de vos photocopieurs, vous vous mettez à l’abri de toute panne qui pourrait survenir et vous empêcher d’utiliser vos appareils. De plus, par la maintenance préventive, il est possible de limiter les conséquences d’une panne dont la réparation peut être extrêmement coûteuse. Ainsi, en réalisant l’entretien de vos imprimantes et de vos photocopieurs, bien qu’ils soient en bon état, vous prolongez leur durée de vie et vous anticipez sur leur détérioration afin de ne pas subir un blocage de vos activités.
Assurer la maintenance de vos imprimantes et de vos photocopieurs vous évite également des ruptures d’activités, car il arrive que des appareils neufs refusent de fonctionner. Ainsi, souscrire un service de maintenance vous permet dans ce type de situation de bénéficier d’une intervention efficace pour la relance au plus vite de vos activités.
Les avantages d’un contrat de maintenance pour les entreprises ?
Le contrat de maintenance pour les imprimantes et les photocopieurs est un accord qui vous permet de choisir les besoins pour lesquels vos appareils de reprographie seront suivis. Comme nous l’avons déjà évoqué, ceux-ci peuvent être de deux types à savoir : préventifs ou curatifs. La signature d’un contrat de maintenance pour les imprimantes et les photocopieurs de votre entreprise permet ainsi de bénéficier d’une assistance rapide en cas de besoin, lorsque vos équipements ne fonctionnent pas bien. Ainsi, quelle que soit la complexité du problème, le technicien qui vous est envoyé par l’entreprise prestataire se chargera de trouver une solution efficace.
De même, la signature d’un contrat de maintenance vous évite de devoir payer pour chacune des interventions du technicien. En effet, la formalisation d’un accord de prestations implique la souscription d’un forfait mensuel fixe pour les frais de service. Ainsi, indépendamment du nombre de sollicitations fait pour vos besoins de maintenance, vous n’avez pas à payer au-delà du montant préalablement fixé.
Outre cet avantage financier qui vous permet de faire des économies, la signature d’un contrat de maintenance peut aussi vous permettre de bénéficier de pièces de rechange et de consommables pour vos équipements de reprographie. Ainsi, lorsque vos cartouches d’encre sont vides ou que votre stock de papier est épuisé, vous n’avez qu’à appeler votre prestataire pour être fourni. Cette clause qu’il est possible de mettre dans le contrat vous fait gagner du temps et de l’argent pour le renouvellement de ces consommables.
Par ailleurs, en optant pour un contrat de maintenance pour vos imprimantes et vos photocopieurs, vous pouvez également bénéficier d’un service d’assistance qui vous assistera dès les premières démarches en cas de dysfonctionnement avec vos appareils. Ainsi, vous minimisez les pertes de temps liées à l’attente d’un technicien pour qu’il vienne constater la panne.
Comment réussir son contrat de maintenance des imprimantes et photocopieurs ?
Pour qu’un contrat de maintenance des photocopieurs et imprimantes puisse vous procurer les avantages mentionnés ci-dessus, il faut intégrer dans sa réalisation des clauses qui définissent clairement les prestations offertes. Ainsi, il faut :
- Indiquer clairement le matériel concerné par le contrat de maintenance ;
- Mentionner le montant de la prestation de même que les modalités de règlement ;
- Définir les obligations et les droits de l’entreprise, mais aussi du prestataire ;
- Clarifier les conditions de prolongement et de résiliation du contrat ;
- Préciser la durée du contrat de maintenance.
En mettant en avant ces différents éléments, il sera facile pour vous d’évaluer le service fourni par votre prestataire, mais surtout de régler plus facilement les différends s’ils surviennent.
Cependant, il convient de faire la nuance entre un contrat de maintenance et un contrat d’entretien des imprimantes et des photocopieurs que peut vous proposer le prestataire. En effet, le contrat de maintenance prend en compte les prestations fournies lorsqu’un problème est détecté sur un équipement. Par contre, un contrat d’entretien donne lieu à des visites régulières pour vérifier le bon fonctionnement des machines de reprographies, même sans panne ou dysfonctionnement. Il faut donc faire preuve de vigilance dans le choix du contrat proposé par l’entreprise que vous sollicitez. De plus, le choix de l’un ou l’autre de ces contrats devra tenir compte des besoins de l’entreprise afin de choisir la prestation qui lui convient le mieux.