Autant que la gestion des clients, le process et les relations fournisseurs ont un impact significatif sur la croissance d’une entreprise. Pendant longtemps, le Procure-to-Pay (P2P) a été la référence en matière d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs. Cependant, ce SI Achats (système d’information Achats) est moins complet et moins performant que le Source-to-Pay (S2P). On vous explique pourquoi.
Solutions S2P : de la demande d’achat au paiement
Les logiciels S2P sont des SI Achats basés sur le processus Source-to-Pay. Ce dernier englobe les démarches de sourcing et d’approvisionnement auprès des fournisseurs. Il se distingue essentiellement du Procure-to-Pay par les étapes qui le constituent. En effet, alors que le P2P commence seulement dès la passation de commande, le S2P englobe plusieurs étapes ultérieures :
- demande d’achat (spécification d’un besoin en produits ou services) ;
- sourcing fournisseur ;
- préparation des appels d’offres ;
- réception, analyse et sélection de l’offre ;
- négociation et préparation du contrat ;
- passation de marché.
Ce n’est qu’après ces étapes que l’entreprise peut procéder à la passation de commande. Celle-ci sera alors suivie de la gestion des factures fournisseurs et du paiement.
Afin de profiter pleinement des avantages de ce SI Achats, il importe de choisir une solution adaptée à la taille de votre entreprise. C’est un défi important pour les PME et les ETI qui doivent concilier budget et efficacité du SI Achats. La solution iSYBUY relève ce défi en proposant des outils adaptés aux réalités des PME et ETI. Mieux, ces outils fonctionnent indépendamment du secteur d’activité de l’entreprise.
Quels sont les avantages des solutions Source-to-Pay pour les entreprises ?
Au vu de leurs atouts, les SI Achats S2P sont devenus un must-have en stratégie d’achats. En plus d’être un outil de performance et un levier de croissance, ils entrent dans l’établissement de la valeur concurrentielle des sociétés qui les adoptent.
En effet, le S2P ne se limite pas à la gestion des approvisionnements et des relations fournisseurs. Les logiciels S2P élargissent le champ d’analyse de l’entreprise tout entière. Pour commencer, ils permettent de mieux maîtriser et d’affiner les processus décisionnels liés à l’approvisionnement et aux relations fournisseurs. La qualité et le prix du produit fini dépendant en grande partie des matières premières, c’est la rentabilité et la viabilité de l’entreprise qui sont mises en jeu. Ne pas intégrer ce SI à sa stratégie mettrait donc à mal la place qu’occupe votre entreprise dans son secteur d’activité.
Voici les principaux avantages que vous offre l’utilisation d’une solution Source-to-Pay adaptée à votre boîte.
Une meilleure maîtrise de l’économie
Une solution S2P vous offre une visibilité globale et détaillée sur :
- la demande ;
- les modèles de dépense ;
- la performance des fournisseurs ;
- les marchés d’approvisionnement, etc.
À chaque niveau, cela vous donne la possibilité de repérer les réductions de coûts possibles et de planifier leur réalisation. En outre, les équipes achats ont de meilleurs outils pour optimiser la gestion de la part des dépenses sous contrat de l’entreprise. Ils peuvent automatiser les processus de sourcing et de gestion des contrats. En définitive, tout cela permet aux dirigeants d’avoir une meilleure maîtrise de l’économie de la boîte.
Une vision 360° sur les fournisseurs
Avec un logiciel Source-to-Pay, vous pouvez constituer une base renfermant toutes les informations et activités importantes liées aux fournisseurs. L’entreprise dispose ainsi de données en temps réel pour alimenter tous les processus d’approvisionnement. Par ailleurs, l’entreprise peut aisément identifier les nouvelles opportunités du marché d’approvisionnement.
Gain de temps
L’un des premiers rôles d’une solution S2P, c’est l’automatisation des tâches manuelles : approbation des demandes d’achat, appels d’offres, création de contrats, vérification de factures, etc. Elle vous fait donc gagner du temps sur l’ensemble du process.
Aussi, le Source-to-Pay réduit le temps d’intégration des nouveaux fournisseurs. L’enregistrement et la qualification sont automatisés. Les équipes achats mettent donc moins de temps à évaluer puis à intégrer les nouveaux fournisseurs.
En outre, la vérification de conformité aux politiques et procédures de l’entreprise ainsi qu’aux réglementations en vigueur n’est plus chronophage avec le S2P. En effet, ce dernier permet d’automatiser les processus d’approbation et de documentation des activités d’approvisionnement.