Le mandat de paiement et le mandat de facturation sont des actes formels utilisés fréquemment dans les administrations publiques comme privées. Ce sont deux types de mandats administratifs dont l’utilisation requiert une base juridique solide.
Notion de mandat administratif
Selon le dictionnaire Le Grand Robert, le mandat est un acte par lequel une personne appelée mandant donne à une autre personne appelée mandataire le pouvoir de « faire quelque chose pour le mandant et en son nom ». Le mandat est alors une entente formelle entre deux personnes physiques ou morales pour exécuter une décision donnée.
Le mandat est dit administratif lorsque le mandant est une autorité publique. Le mandat administratif peut prendre plusieurs formes telles que le mandat de paiement et le mandat de facturation.
Mandat de paiement et mandat de facturation
Encore appelé mandatement en comptabilité publique, le mandat de paiement est un ordre de payer certains frais à une personne désignée par une formule. En règle générale, c’est le comptable qui est la personne habileté à exécuter le mandatement émis par l’ordonnateur. Mais il arrive que l’ordonnateur soit un représentant légal et légitime de l’Etat : le mandat émis dans ces conditions est appelé mandatement d’office. Dans certains cas, le mandat est ordonné après le paiement des obligations : on dit alors que le mandat est de régularisation.
Quant au mandat de facturation, il est une pièce administrative qui autorise une société à émettre une facture au nom d’une autre entreprise. La délivrance de ce type de mandat administratif nécessite un degré considérable de confiance entre les deux parties. Le mandat de facturation existe souvent entre deux personnes morales et/ou physiques entretenant une relation de parfaite collaboration. Sur le plan juridique, l’entreprise mandante assume l’entière responsabilité des déconvenues liées à une facture émise.
Comment fonctionne le paiement par mandat administratif ?
Seuls les administrations étatiques et les collectivités locales (mairie, hôpitaux publics, tribunaux…) ont le privilège de réaliser un paiement par mandat administratif. Le mode de règlement des dépenses publiques est régi par trois principales dispositions : le code général des collectivités territoriales, la loi n°63-156 du 23 février 1963 et le décret n°62-1587 du 29 décembre 1962. Ces lois stipulent entre autre que :
- Le recouvrement des recettes et le paiement des dépenses publiques relèvent de la responsabilité exclusive des comptables de l’Etat.
- Le comptable est chargé de régler les dépenses d’une commune après émission du mandat par l’ordonnateur. L’article D.2342-5 du code général des collectivités locales exige que les dépenses soient acquittées, seulement par des crédits ouverts à chacune d’elles. Le paiement des dépenses doit être précédé de présentation d’au moins 2 justificatifs : un précisant le fondement juridique des dépenses, puis un autre attestant de la validité des créances et contenant les pièces de liquidation comme les factures et autres.
- Le préfet, au nom de l’article L. 1612-16 du code général des collectivités locales, a plein pouvoir d’effectuer le mandatement d’office d’une dépense obligatoire si le maire ne l’a pas fait.