La gestion des ressources humaines est une activité qui touche directement les collaborateurs dans toute leur diversité ; ce qui en fait justement une mission complexe. Faire recours à des outils de gestion devient alors une nécessité pour améliorer la qualité des services. Que retenir du logiciel RH ? Découvrez dans cet article l’importance de ce logiciel et la meilleure manière de vous en servir.
Logiciel RH : Définition et types
Le logiciel de gestion de ressources humaines ou logiciel RH représente un outil permettant de mieux gérer le personnel. Grâce à ce logiciel, il est donc possible d’assurer de manière optimale la gestion quotidienne des salariés au sein d’une entreprise. De plus, son utilisation favorise un meilleur aperçu ainsi qu’un contrôle performant des différents paramètres du département rapidement et avec très peu de moyens.
En ce qui concerne les types, il faut noter qu’il existe deux grandes catégories de logiciel RH. Vous avez les logiciels RH spécialisés et les logiciels SIRH (Système d’Information Ressources Humaines). La première catégorie s’occupe de thématique bien précise. Par conséquent, ces logiciels ne peuvent être utilisés pour résoudre tous les problèmes relatifs aux ressources humaines d’une entreprise. Le second type en revanche bien qu’ayant presque les mêmes fonctions que le premier a une mission plus générale et plus complète.
Quels sont les avantages de l’utilisation du logiciel RH ?
Le logiciel RH constitue une excellente solution pour gérer efficacement les ressources humaines. En effet, en l’utilisant les responsables et notamment ceux du département des ressources humaines parviendront à avoir en peu de temps un réel impact sur les performances de l’entreprise. Le logiciel pourra permettre notamment de :
Réduire les erreurs
La complexité de la législation peut parfois conduire les responsables à commettre des erreurs susceptibles de causer du tort aux employés ou à l’entreprise d’un point de vue réglementaire. Il peut s’agir par exemple d’un cas de dépassement d’horaire ou d’un chevauchement de congé. Toutes ces erreurs impacteront négativement le bon fonctionnement de l’entreprise. Ce logiciel sert donc de garde-fou et permet d’instaurer entre l’administration et les salariés une ambiance positive.
Augmenter la sécurité
Le logiciel RH centralise toutes les informations des collaborateurs afin d’assurer un meilleur suivi et une excellente sécurité. Qu’il s’agisse des contrats, des coordonnées, attestations de formation, habilitations, compte-rendu d’entretien et autres, toutes ses informations pourront être retrouvées au même endroit. De plus, le système de protection qu’il propose vous donne la possibilité d’offrir une autorisation unique à l’employé qui souhaite accéder à ses documents.
Améliorer la transparence et la disponibilité immédiate des informations
La transparence est essentielle au sein d’une société et particulièrement au niveau des ressources humaines car, elle permet de maintenir un climat de confiance entre toutes les parties. Vous devez donc avoir un parfait contrôle des informations et surtout les actualiser quotidiennement. C’est justement ce que vous offre le logiciel RH. En outre, ceci vous servira énormément lors des inspections de travail.
Vous pourrez également grâce à la réduction du temps relatif aux activités administratives recevoir ou envoyer rapidement un document à signer ou à modifier à vos collaborateurs.
Développer les performances de l’organisation de l’entreprise
Du moment où le logiciel rendra les informations claires, ordonnées, accessibles à tous, et ce rapidement, la communication interne de l’entreprise s’en trouvera naturellement impacté. Ce qui améliora ipso facto toute l’organisation de l’entreprise. En effet, il suffira à tout employé souhaitant interagir avec une équipe ou avoir une réponse sur un sujet spécifique d’observer l’organigramme proposé par le logiciel et prendre contact. Il permettra aussi de bien définir la chaîne de commandement à travers les attributions d’autorisation.
Comment choisir son logiciel RH ?
La meilleure manière pour profiter des nombreux bienfaits du logiciel RH consiste à faire un choix judicieux à la base. Il existe pour ce faire plusieurs critères permettant d’atteindre cet objectif. Vous devez avant tout bien définir vos attentes. En connaissant les fonctionnalités dont vous avez besoin, vous allez parvenir à réduire considérablement la liste des logiciels RH disponibles sur le marché. Il existe entre autres des logiciels spécialisés dans la numérisation des dossiers du personnel, le recrutement et la gestion des candidatures, la gestion du temps et des activités.
D’autres en revanche assurent la gestion de planning, de la paie, du temps, des documents, etc. Par ailleurs, il existe des démos permettant de comparer les offres ou effectuer des tests. Vous vous ferez ainsi votre propre opinion avant de le choisir.